« Le but est d'utiliser un système empêchant de falsifier des données. Il est inaltérable, sécurisé et enregistré. Il prévient la fraude à la TVA et au chiffre d'affaires », détaille un agent du Cerfrance. Afin d'être en règle, deux cas de figures sont possibles. Si vous êtes équipés d'une caisse enregistreuse, il est possible de vérifier auprès du fournisseur si le logiciel interne est certifié et d'obtenir une attestation. S'il ne l'est pas, l'achat d'une nouvelle caisse sera à envisager... Il faut conserver ensuite les tickets Z, résumé de toutes les actions émises sur une caisse enregistreuse, durant dix ans. Tout est également gardé en mémoire dans la caisse enregistreuse. Un tableau excel n'est pas valable juridiquement.
La seconde possibilité est la tenue d'une caisse papier. Chaque recette doit être notée, au fur et à mesure de la journée, accompagnée de son moyen de paiement, sans possibilité de changement. « Il faut écrire au stylo à bille ineffaçable et le cahier doit être sans spirale pour ne pas arracher de pages et ce dernier doit être paginé », détaille l'agent du CER. La caisse doit être comptée chaque jour. A la fin de la journée, il faut recenser le total de ce qui a été vendu et faire un décaissement.

7 500 euros d'amende

En pratique, « si le montant acheté est supérieur à 76 euros, il faut détailler l'ensemble des produits achetés ». « Je dois noter chaque plante vendue ? » demande une pépiniériste. « Au moins par familles de produits », confirme l'agent comptable. Sur les marchés et les foires, le système reste le même. « Il faut qu'à chaque vente, le montant soit reporté sur un carnet ». « Je n'ai pas le temps de sortir à un ticket pour chacun des clients et encore moins de noter dans un carnet chaque opération », explique une pépiniériste. Si les systèmes de caisse ne sont pas en règle, l'amende s'élève à 7 500 euros par matériel informatique non homologué. « On ne connaît pas encore le seuil de tolérance qui sera appliqué lors d'un contrôle. Alors gardez toujours une trace de vos actions », conseille l'agent du Cerfrance.